Kommt Ihnen das bekannt vor: Die Aktenordner quellen über, die täglichen Ablagetätigkeiten sind mühsam und zeitraubend, genauso wie das Suchen und Bereitstellen von verloren gegangenen Lohnsteuerbescheinigungen?
Dank der digitalen Personalakte gehört das alles der Vergangenheit an.
Dabei geht es um mehr als nur um das Scannen von Arbeitsverträgen, Krankmeldungen & Co.
Durch eine digitale Personalakte sparen Sie Platz und gewinnen wertvolle Zeit, indem Sie Ihren Aufwand für Routinetätigkeiten sowie Suchzeiten reduzieren.
Wir von AdLicca SteuerKonzept übernehmen für Sie nicht nur eine korrekte und professionelle Lohnbuchhaltung oder beraten Sie zur optimalen Gestaltung von Löhnen und Gehältern: Wir wollen auch die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten weiter ausbauen und unterstützen Sie im Lohnbereich dabei, Ihre internen Abläufe schlanker zu gestalten und papierlos zu arbeiten.
persönlich. erlebbar. anders.
Wir begleiten Sie zur Zertifizierung
Ob Industrie, Dienstleistung oder Handwerk: Ein zertifiziertes Umweltmanagement stärkt Ihre Position bei Kunden, Partnern und Behörden.
Als erfahrene Steuerkanzlei mit eigener ISO-14001-Zertifizierung unterstützen wir Sie auf dem Weg zu einem nachhaltigen Unternehmen mit ISO 14001 Zertifizierung.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version einer physischen Personalakte. Sie beinhaltet von den Personalstammdaten über Bewerbungsunterlagen hinzu Arbeitsverträgen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen alle relevanten Daten und Dokumente zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter – nur eben elektronisch.
Es gibt mittlerweile verschiedenen Softwareanbieter, um Personalakten digital zu managen. Wir arbeiten mit der digitalen Personalakte von DATEV. Sie ist ein Teil von DATEV Unternehmen online und ermöglicht dadurch eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Mandant und uns als Steuerkanzlei.
Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
Genießen Sie die zahlreichen Vorteile durch die digitale Personalakte von DATEV:
Ein Schritt in Richtung Papierlos: Dank der digitalen Personalakte von DATEV finden Sie alle relevanten Daten rund um Ihre Lohnbuchführung übersichtlich und gut
strukturiert gesammelt an einem Ort. So reduzieren Sie unübersichtliche Papierberge und den Platzbedarf für Aktenordner.
Weniger suchen, mehr finden: Stundenlang Papierordner durchwälzen war gestern. Durch die praktische Suchfunktion in der digitalen Personalakte von DATEV finden Sie relevante Unterlagen schnell und unkompliziert im Archiv. Dadurch sparen Sie nicht nur kostbare Zeit, sondern oftmals auch einiges an Nerven.
Effiziente Archivierung ohne Papierstapel: Keine mühsame Ablage in Papierform und keine verlorenen Dokumente mehr. Stattdessen können Sie wichtige Informationen wie Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Schulungsunterlagen einfach einscannen und direkt in der digitalen Personalakte ablegen. Die einfache elektronische Archivierung spart Ihnen enormen Aufwand bei Routinetätigkeiten und verschafft Ihnen mehr Freiraum für wichtigere Aufgaben.
So schützen Sie sensible Daten: Keine leicht einsehbaren Akten mehr auf Schreibtischen oder Bewerbungsunterlagen, die offen durch das Unternehmen herumgereicht werden. Dank der digitalen Personalakte von DATEV können Sie den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten für berechtigte Personen und einzelne Dokumente beschränken.
Ihre Daten in den besten Händen: Ihr „digitaler Aktenschrank“ mit Personalunterlagen wird sicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Beim Versand werden die Daten verschlüsselt. Außerdem werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch berücksichtigt.
Mehr Durchblick: Mit DATEV Digitale Personalakte sind sämtliche Personalauswertungen einsehbar – unabhängig von Ort und Zeit.
Flexibler Zugriff – von überall: Ganz egal, wo Sie sich befinden – Sie können unabhängig vom Arbeitsplatz von überall aus bequem auf die Personalakten zugreifen und diese verwalten.
Hand in Hand mit Ihrer Steuerkanzlei: Dank der digitalen Personalakte von DATEV lassen sich Informationen reibungslos und sicher mit Ihrem Steuerberater austauschen. Personaldaten, Arbeitszeiten und gescannte Belege liegen der Steuerkanzlei zeitgleich vor. So läuft alles Hand in Hand, lange Postlaufzeiten entfallen und die Lohnabrechnung wird fast vollständig digital.
Was gehört in die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte dient Ihnen als zentraler Ort, an dem alle für das bestehende Arbeitsverhältnis relevante Informationen, Verträge und Dokumente Ihrer Mitarbeiter*innen übersichtlich und sicher gespeichert werden. Es gibt keine konkreten Vorschriften, was in eine digitale Personalakte gehört. Das bestimmen Sie selbst.
Durch die digitale Personalakte von DATEV ist im Grunde der komplette Personalordner abbildbar:
- Personalstammdaten (Name, Adresse, Kontakt …)
- Arbeitsverträge
- Bewerbungsunterlagen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lohnsteuerbescheinigungen
- Urlaubs- und Krankheitsdaten
- Unterlagen zu Elternzeit
- Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung
- Arbeitszeitnachweise
- Zeugnisse und Beurteilungen
- Schulungen
- Fortbildungsnachweise
- Vertragsänderungen
- uvm.
Was kann DATEV Digitale Personalakte?
- Stamm- und Bewegungsdaten Ihrer Mitarbeiter*innen erfassen, verwalten und speichern
- Belege und Dokumente aus der Personalwirtschaft verwalten und digital archivieren
- Auf Auswertungen aus der Personalwirtschaft zugreifen
- Vereinfachte Suche von Personalstammdaten, Belegen und Dokumenten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten, zentral ablegen und revisionssicher archivieren
Diese Voraussetzungen brauchen Sie für DATEV Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte von DATEV ist ein Teil in DATEV Unternehmen online. Deshalb ist neben einem Internetzugang auch die Nutzung von DATEV Unternehmen online Voraussetzung.
Sprechen Sie uns gerne darauf an – wir unterstützen Sie bei der Einführung der DATEV Software und stehen Ihnen bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite.
Überfüllte Ordner und mühsame Ablagetätigkeiten sind schon lange nicht mehr zeitgemäß!
Gestalten Sie Ihre Personalverwaltung effizient, zukunftsorientiert und papierlos – mit der digitalen Personalakte von DATEV.
Wir begleiten Sie auf diesem Weg und stehen Ihnen jederzeit zur Seite.
Durch unsere langjährige Erfahrung und Expertise bekommen Sie nicht nur eine kompetente Lohnbuchhaltung und Unterstützung bei Prüfungen, sondern profitieren auch von unserem digitalen Lohnbüro.
Haben Sie Lust, Ihr Unternehmen digital zu STEUERn?
Dann schreiben Sie uns und vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unseren Experten. Wir beraten Sie gerne!
FAQs zum Thema Digitale Personalakte
Noch Fragen? Hier finden Sie schon einige Antworten.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit der Kanzlei über DATEV Digitale Personalakte?
- Zugang einrichten: Sie bekommen von uns Ihren Zugang zu DATEV Unternehmen online und wir legen die Zugriffsberechtigungen nach Ihren Wünschen und Vorgaben fest.
- Belegtypen administrieren: Es stehen zwei Belegtypen speziell für die digitale Personalakte von DATEV zur Verfügung: DATEV Lohn-Unterlagen und DATEV Reisekosten-Belege. Diese beiden Belegtypen werden in der Rechteverwaltung von uns administriert.
- Belege und Dokumente scannen und hochladen: Sie laden Ihre Dokumente sicher und unkompliziert über die Plattform hoch, indem Sie die Belege entweder scannen, abfotografieren oder als digitale Datei hochladen.
- Belege zuordnen: Sobald Sie Ihre Unterlagen hochgeladen haben, können wir diese zeitnah verschlagworten und personalisieren. Wir ordnen den Belegen bspw. Mitarbeiter*innen, Belegtypen, Schlagworten und Belegbezeichnungen zu.
- Kommunikation leicht gemacht: Die Plattform ermöglicht eine unkomplizierte Kommunikation und den Austausch von Informationen zwischen Ihnen und unserer Kanzlei. Sie können uns jederzeit Fragen stellen, Nachrichten senden und Rückmeldungen geben.
- Revisionssicherheit inklusive: Alle hochgeladenen Belege und Dokumente werden sicher in der DATEV-Cloud archiviert. Sie erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen und sind für Prüfungen bestens gerüstet.
Ist DATEV Digitale Personalakte sicher und wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Ihre Personalunterlagen sind sicher und geschützt. Sie werden in der zertifizierten DATEV-Cloud im hochsicheren DATEV-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen. Datenschutz wird hier großgeschrieben.
Die digitale Personalakte ist ein Teil von DATEV Unternehmen online und verfügt über ein Berechtigungskonzept: Die Rechteverwaltung wird über DATEV mIDentity (mit SmartCard) oder DATEV SmartLogin geregelt.
So wird beispielsweise sichergestellt, dass nur Personalverantwortliche oder berechtigte Personen auf die sensiblen Mitarbeiterdaten sowie die Lohnbuchhaltung zugreifen können.
