E-Rechnung leicht gemacht: Der umfassende Leitfaden für Unternehmen

„Die E-Rechnung kommt“ – ab 2025 ist es so weit: Die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen wird Pflicht. Für Sie als Unternehmer bedeutet das konkret, dass Sie ab 01.01.2025 verpflichtet sind, zunächst E-Rechnungen im XML-Dateiformat für inländische B2B Umsätze empfangen und verarbeiten zu können. Für das Versenden von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber längere Fristen angekündigt.

Diese Form der Rechnungsübertragung ermöglicht Ihnen eine Prozessoptimierung, Vereinfachung der Belegverarbeitung sowie Kostenersparnisse.

Damit Sie für die Umstellung gut gewappnet sind, haben wir Ihnen alles wichtige auf einen Blick zusammengefasst.

Was ist eine E-Rechnung?

Im Gegensatz zu digitalen Rechnungen, beispielsweise einer Rechnung im PDF-Format, oder der Papierform, muss für die E-Rechnung ein strukturiertes XML-Datenformat verwendet werden.
Bei der Papier- sowie PDF-Rechnung ist die Weiterverarbeitung nicht automatisch und elektronisch möglich. Mittlerweile können PDF-Formate mit den entsprechenden Programmen zwar ausgelesen werden, allerdings entspricht das PDF-Format nicht der benötigten EU-Norm.

Hierzu schreibt das Bundesministerium des Innern und für Heimat auf seiner Webseite:

„Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E‑Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung

als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.“

Vorteile und Nachteile der E-Rechnung

Vorteile der E-Rechnung

Kosteneffizienz
Die E-Rechnung reduziert den Papierverbrauch und die damit verbundenen Druck- und Versandkosten erheblich. Dies führt zu direkten Einsparungen bei den Betriebskosten.
Verkürzte Bearbeitungszeiten
Elektronische Rechnungen können sofort nach der Erstellung versendet werden, was den Prozess beschleunigt und die Bearbeitungszeit verkürzt. Zudem erleichtert die digitale Archivierung das schnelle Auffinden von Rechnungen.
Fehlerreduzierung bei Rechnungseingabe
Automatisierte Prozesse minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Dateneingabe und -verarbeitung. Dies erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungseingabe.
Umweltfreundlichkeit
Durch den Verzicht auf Papier und die Reduzierung von Transportwegen trägt die E-Rechnung erheblich zum Umweltschutz bei. Unternehmen können ihren CO2-Fußabdruck verringern und ihre Nachhaltigkeitsziele unterstützen.
Verbesserte Liquidität
Schnellere Rechnungserstellung und -versendung führen zu einer beschleunigten Zahlungseingangsrate, was die Liquidität des Unternehmens verbessern kann.

Nachteile der E-Rechnung

Technische Anforderungen
Die Einführung von E-Rechnungen erfordert eine entsprechende technische Infrastruktur. Unternehmen müssen in geeignete Software investieren und sicherstellen, dass ihre IT-Systeme kompatibel sind.
Zeit für Schulungen und Anpassung
Mitarbeiter müssen im Umgang mit der E-Rechnung geschult werden. Das erfordert Zeit und zusätzliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt anwenden.
Anfällig für Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen
Elektronische Rechnungen sind aufgrund von Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen anfällig. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, um ihre Daten zu schützen.
Rechtliche Vorgaben
Die E-Rechnung unterliegt unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen je nach Land und Branche. Sie, als Unternehmer, müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Vorschriften einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wir helfen Ihnen natürlich dabei.
Akzeptanz bei Geschäftspartnern
Nicht alle Geschäftspartner sind möglicherweise bereit oder in der Lage, E-Rechnungen zu akzeptieren. Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie individuelle Anliegen Ihrer Geschäftspartner berücksichtigen und einplanen.

Insgesamt bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, die insbesondere in Bezug auf Effizienz und Nachhaltigkeit überzeugen. Jedoch sollten Sie auch die potenziellen Herausforderungen nicht außer Acht lassen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese zu bewältigen. Die sorgfältige Planung und Implementierung sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der E-Rechnung.

Rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland bringt zahlreiche rechtliche Anforderungen mit sich, die Sie als Unternehmer beachten müssen.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie kennen sollten:

ZUGFeRD und XRechnung Standards

Es gibt verschiedene Standards, die Sie zur Erstellung einer E-Rechnung verwenden können. Diese 3 Anforderungen müssen jedoch erfüllt sein:

Der Standard muss

Der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931
Der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und
Den Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes entsprechen.

2 strukturierte XML-Formate haben sich in Deutschland bereits herauskristallisiert: Der Standard XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

Standard XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – welchen sollten Sie verwenden?
Grundsätzlich können Sie frei wählen, welchen Standard Sie künftig verwenden. Für die Rechnungsstellung an die Bundesregierung ist allerdings die XRechnung vorgegeben.

Aufbewahrungsfristen und Archivierung

Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierdokumente. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Deutschland liegt bei 10 Jahren. Es ist wichtig, dass die E-Rechnungen in einem unveränderbaren Format gespeichert und jederzeit zugänglich sind. Sie müssen demnach sicherstellen, dass die digitalen Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar und reproduzierbar bleiben.

Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsanforderungen

Beim Umgang mit E-Rechnungen müssen auch Datenschutzbestimmungen gemäß der DSGVO eingehalten werden. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten in Rechnungen geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden dürfen. Zudem müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?

Die Pflichtangaben einer Rechnung ändern sich aufgrund der Umstellung nicht. Wie zuvor sind Angaben, wie eine Rechnungsnummer, Absender- und Empfängeradresse, Umsatzsteuerangaben oder Kleinunternehmerregelung Pflichtangaben einer Rechnung.

Pflichtangaben bei einer E-Rechnung:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum / Lieferdatum / Leistungsdatum
Verkäufer / Käufer
Anweisungen zur Ausführung der Zahlung
Informationen zu den einzelnen Rechnungspositionen
Rechnungsgesamtbetrag und Steuer

Technische Voraussetzungen und Integration elektronischer Rechnungen

Kurzum: Ohne technische Hilfsmittel keine E-Rechnung …

Um E-Rechnungen empfangen, senden und archivieren zu können, brauchen Sie zunächst die technischen Voraussetzungen. Internet und ein internetfähiges Gerät sind da natürlich unumgänglich. Sie lesen sich hier gerade unseren Artikel durch, deshalb haben Sie diese Grundvoraussetzungen schon erfüllt.

Aber, Spaß beiseite.

Welche Integration bzw. Software benötigen Sie für die elektronische Rechnung?

Je nach Größe und Bedarf Ihre Unternehmens sind unterschiedliche Software-Lösungen für Sie sinnvoll:

DATEV E-Rechnungsschreibung

Online-Software
Ausgangsrechnungen rechtssicher als E-Rechnung erstellen und verschicken.
Geeignet für Unternehmen mit bis zu 10 Ausgangsrechnungen pro Monat
Für Anwender geeignet, die bisher Ausgangsrechnungen beispielsweise mit Microsoft Word oder Excel erstellt haben.
Vorteil: Einfache Lösung für kleine Unternehmen

DATEV Auftragswesen next

Online-Software
Zusatzmodul von DATEV Unternehmen online
Geeignet für Unternehmen mit höherem Rechnungsaufkommen
Vorteil: Wichtige Funktionen enthalten und Langzeitarchivierung möglich

DATEV Mittelstand Programme

Bei den DATEV Mittelstand-Programmen können Sie unter anderem aus den Programmen DATEV Mittelstand Faktura, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact oder
Zusatzmodul von DATEV Unternehmen online
Geeignet für Unternehmen mit höherem Rechnungsaufkommen
Vorteil: Wichtige Funktionen enthalten und Langzeitarchivierung möglich

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact (ITU) die passende Software für sich wählen

Je nach Programm Online- oder Download-Version möglich
Geeignet für Unternehmen mit höherem Rechnungsaufkommen
Vorteil: Unterschiedliche Zusatzmodule je nach Bedarf möglich

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung auf E-Rechnung

Schritt 1: Prüfen Sie, ob Sie bereits eine E-Rechnung-kompatible Buchhaltungssoftware nutzen.

Schritt 2: Falls nicht, empfehlen wir Ihnen je nach Firmengröße DATEV E-Rechnungsschreibung, DATEV Unternehmen online mit der Erweiterung DATEV Auftragswesen next oder DATEV Mittelstand zu abonnieren. Bei Fragen kommen Sie gerne auf uns zu.

Schritt 3: Richten Sie das Empfangen von E-Rechnungen ein.

Schritt 4: Unser Tipp: Stellen Sie Ihre Buchhaltung direkt auf digital und E-Rechnungen um.

Schritt 5: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schulen, Prozesse beobachten und anpassen

Unser Service

In Zusammenarbeit mit der Digitalagentur1 bieten wir Ihnen einen Optimierungs- & Digitalisierungs-Check an. Hierbei werden Ihre aktuellen Lohn- und Buchhaltungsprozesse analysiert und optimiert, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Wir prüfen, inwieweit wir Sie bei der Implementierung der E-Rechnungen unterstützen können.

Unser Service beinhaltet eine Ist-Analyse Ihrer Buchhaltungsprozesse, einen Technik-Check von Hard- und Software-Lösungen sowie einen Fahrplan für eine effizientere Arbeitsweise mit E-Rechnungen. Nach dem Check erhalten Sie weitere Informationen über die Möglichkeiten der Digitalisierung.

Zusätzlich bemüht sich die Digitalagentur1 darum, alle Abläufe zwischen Kanzlei und Mandanten zu optimieren.

Der Optimierungs- und Digitalisierungs-Check kann für unsere Mandanten zu einem subventionierten Preis durchgeführt werden.

Sie sind bereits Mandant von AdLicca?

Dann schreiben Sie uns gerne per E-Mail und wir senden Ihnen den kostengünstigen Optimierungs- und Digitalisierungs-Check zu.

Schreiben Sie uns unter info@adlicca.de

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Ist die E-Rechnung verpflichtend?

Für Unternehmen: Ja. Für Privatpersonen: Nein. Bei der Einführung der E-Rechnungen handelt es sich um eine verpflichtende Maßnahme für B2B. Unternehmen sind ab 01.01.2025 verpflichtet E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Bis 2028 wird das Versenden von E-Rechnungen ebenfalls Pflicht.

Was tun, wenn der Empfänger keine E-Rechnung akzeptiert?

Wenn der Empfänger eine Privatperson/Endverbraucher ist (B2C) und keine E-Rechnungen akzeptiert, weil er beispielsweise keine Möglichkeit der Lesbarkeit hat, können Sie weiterhin auf hybride Rechnungen, z.B. die ZUGFeRD-Rechnung (XML + PDF-Format), zurückgreifen.

Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?

In diesem Fall werden Stornierungen und Gutschriften ebenfalls als XML-Datensätze verschickt.

Welche Kosten sind mit der Umstellung auf E-Rechnungen verbunden?

Die Kosten bei der Umstellung auf E-Rechnungen sind sehr individuell. Dabei ist es wichtig zu wissen, ob Sie bereits eine E-rechnungsfähige Software wie DATEV Mittelstand nutzen, da Sie sonst ggf. eine Erweiterung oder eine andere Software brauchen.