Spätestens seit dem 1. Januar 2015 benötigt jeder Unternehmer eine sogenannte Verfahrensdokumentation (VD).
Verfahrensdokumentation
Aber was ist eine Verfahrensdokumentation und wofür brauche ich das?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Man beschäftigt sich in der Verfahrensdokumentation zum Beispiel mit folgenden Fragen:
Die Verfahrensdokumentation ist wie ein Handbuch des eigenen Unternehmens, in dem eine unabhängige dritte Person alle Handlungen und Abläufe erkennen kann.
Sie muss dem Finanzamt auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Diese soll einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen.
Auch wenn mit der Verfahrensdokumentation eine Vorgabe der Finanzverwaltung erfüllt werden muss, werden mit der Analyse der eigenen betrieblichen Abläufe sehr oft Verbesserungsmöglichkeiten erkannt. Unnötige, manchmal gar unsinnige Handlungsabläufe, die sich über Jahre hinweg manifestiert haben, werden erkannt und können verändert werden. Chancen können erkannt und Risiken behoben werden.
